전 세계 ‘일잘러’ 직장인이 사용하는 생산성 도구 ‘노션(Notion)’.
2016년 출시된 노션은 2019년 이용자 100만 명을 돌파, 현재는 전 세계의 약 3500만 명이 사용 중인 생산성 도구다. 높은 이용자 수가 증명하듯, 누구나 쓰기 쉽게 만들어진 것이 특징이다.
코로나19 유행 이후 원격근무가 활성화되면서 노션은 업무 진행 상황을 체크하고 동료와 공유하는 도구로 사용되기 시작했다. 보고서 등 문서를 쉽게 작성할 수 있을 뿐 아니라 링크 하나로 간편하게 공유할 수 있기 때문이다. 스마트폰 앱과도 호환이 가능해 언제 어디서든 문서를 열고 편집할 수도 있다.
또한 노션은 글, 사진은 물론 하위 페이지로 이어지는 링크, 데이터베이스 등 다양한 요소를 자유롭게 배치해 이용자의 필요에 맞게 화면을 구성할 수 있다. 일기장부터 가계부, 업무일지, 포트폴리오까지. 이용자가 원하는 것은 무엇이든 만들 수 있다는 점이 노션의 가장 큰 장점이다.
하지만 노션을 처음 사용한다면 빈 도화지 같은 화면을 채우는 일이 어렵게 느껴질 수 있다. 이에 노션은 다양한 템플릿를 무료로 제공해 이용자를 돕고 있다. 본 콘텐츠에선 그중 직장인이 유용하게 활용하기 좋은 템플릿 3가지를 소개한다.
해당 템플릿들은 노션 내 ‘프로덕트’ 카테고리에서 확인할 수 있다. 오른쪽 위의 ‘복제’ 버튼을 클릭하면 내 페이지에 바로 복사한 뒤 사용하면 된다.
‘업무일지’, 필터링 기능으로 진행했던 업무 검토
업무 일지는 업무 내용과 진행 상황 등을 기록한 것으로, 하루에 어떤 업무를 처리했는지 검토하거나 일의 우선순위를 정리할 때 쓰인다. 특히 미완료된 업무를 누락하지 않고 관리할 수 있어 일의 효율성을 높인다.
노션에서 제공하는 ‘업무 목록’ 템플릿을 활용하면, 각 업무의 남은 기간을 확인할 수 있다. ▲시작 전 ▲보류/취소 ▲컨펌 필요 ▲진행 중 ▲완료 등의 5단계로 현재 진행 상황을 표시할 수 있다.
무엇보다 검색과 필터링 기능이 있어, 기존에 진행했던 업무 내역을 빠르게 찾아볼 수 있다. 메모를 통해 어떤 완료된 업무가 많이 쌓였다면, ‘Hide group’ 기능을 이용해 목록을 숨겨 정리하는 것도 가능하다. 이밖에도 그날 업무의 만족도를 정리할 수 있고, 슬랙 등의 메신저와도 연동이 가능하다는 장점이 있다.
‘해빗 트래커’, 매일 하는 업무를 루틴화
매일 루틴으로 해야 하는 업무가 있다면, 노션의 ‘해빗 트래커(Habit tracker)’ 템플릿을 활용해 보자.
해빗 트래커는 그 이름처럼 습관을 추적하는 템플릿이다. 습관으로 만들고 싶은 행위의 목록을 저장한 뒤 매일매일 실행 여부를 체크하면 된다. 이를 업무에 적용하면 매일 또는 특정 요일에 수행해야 하는 루틴 업무를 관리할 수 있다.
이렇게 작성된 해빗 트래커는 루틴 업무의 달성률을 확인할 수 있어 유용하다. 월간 달성률도 확인할 수 있어, 한달 주기의 업무 리뷰에도 요긴하다.
단, 해빗 트래커의 효과를 높이기 위해선 루틴 업무를 5개 이하로 설정하길 권장한다. 너무 많은 업무를 추가할 경우 업무 상황에 따라 유동적으로 활용하기 어려워지기 때문이다.
‘SMART 목표 관리’, 세분된 목표로 성과 도달
더 빠르게 목표를 달성하고 업무에서 확실한 동기부여를 느끼고 싶다면 ‘SMART’ 템플릿을 추천한다.
노션의 공식 엠버서더 이석현 작가가 제작한 ‘스마트 목표 관리’ 템플릿은 목표 설정 방법으로 유명한 ‘SMART’를 실천할 수 있도록 구성됐다. 해당 템플릿은 SMART의 5가지 요소인 ‘구체적인 것(Specific)’, ‘측정가능한(Measurable)’, ‘도달가능한(Achievable)’, ‘성과에 기초한(Result based)’ ‘기한이 있는(Time line)’을 기록할 수 있게 한다.
이 외에도 ‘재미와 즐거움이 있는가’와 ‘현실적인가’ 항목을 추가했다. 또한 프로젝트별로 목표 달성에 대한 구체적인 계획과 보상을 정할 수 있도록 구성됐다. 항목이 많아, 계획하는 데 어려운 시간이 걸리는 만큼 자신의 업무를 구체적으로 살펴볼 수 있다.
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