지난 12일 갤럽이 발표한 ‘2024 글로벌 직장 현황 보고서’에 따르면 한국인 직장인의 업무 몰입도는 13%에 불과한 것으로 나타났다. 이는 세계 평균(23%)은 물론 동아시아 평균(18%)보다 낮은 수치다.
보고서는 이러한 낮은 업무 몰입도가 결국 직원들의 외로움을 초래할 수 있다고 충고했다. 실제로 직장에 몰입한지 못한다고 느끼는 경우 ‘외롭다’는 응답률이 31%로, 몰입감을 느끼는 직장인(17%)의 두 배에 달했다.
갤럽은 “회사에서 매일 최선을 다해 업무를 하고 있다고 생각하는 직원이 외로움을 느낄 확률이 낮았다”고 설명했다. 즉, 업무 몰입은 성과적 측면뿐 아니라 삶의 질과도 높은 연관성이 있는 것으로 해석할 수 있다.
그럼 낮은 업무 몰입도를 어떻게 향상시킬 수 있을까.
몰입에 대한 이야기를 다룬 책 ‘습관적 몰입’의 저자 크리스 베일리는 업무 몰입을 위해서는 ‘시간 관리’가 필수라고 강조한다. “목적 없이 집중하는 것은 에너지만 낭비하는 행위이며, 특정 대상에 주위를 집중할 시간을 미리 정해야 한다”는 것이 그의 설명이다.
샐러던트리포트가 시간을 효율적으로 나눠 쓰고 집중하기 위한 3가지 방법을 살펴봤다.
반복된 집중과 휴식이 만드는 업무 몰입, ‘포모도로 타이머’
의지만으로는 집중이 어려운 때, 도구의 힘을 빌려보자.
‘포모도로 타이머’는 대표적인 시간 관리 도구다. 구글이 직원들이 생산성 향상을 위해 사용한 것으로도 유명하다. 포모로 타이머는 숫자와, 타이머 조절 버튼 등 2개의 단순한 구조로 구성돼 있다. 60분까지 타이머를 설정할 수 있으며, 색깔로 남는 시간이 표시된다.
여기에 포모도로 테크닉을 적용에 이용할 수 있다. 포모도로 테크닉은 25분 업무, 5분 휴식을 4번 반복한 후 20분 휴식을 취하는 방식이다. 이 방식의 핵심을 짧은 집중과 잦은 휴식으로 집중 시간을 늘리는 것이다.
하지만 실제로 업무를 하다 보면 25분간의 집중 시간이 너무 짧게 느껴지고, 업무가 중단되는 경우가 있다. 이때는 다양한 시간 설정을 시도해 자신에게 맞는 집중 시간을 찾을 것을 제안한다.
포모도로 타이머는 직관적으로 남은 시간을 확인할 수 있어 시간의 흐름을 파악하기 쉽다. 또한 타이머를 중단시킬 수 없고, 계속 시간이 줄어들기 때문에 그 시간 동안 온전히 업무에 몰입할 수 있다는 장점이 있다.
우선순위로 시간을 통제하는 ‘타임박스’ 활용법
일론머스크, 빌게이츠 등 세계적인 기업가의 시간 관리 비결을 실천해보는 건 어떨까.
이들이 활용한 방식은 ‘타임박스’. 일종의 시간표 구성 방법인데 크게 ‘브레인덤프’, ‘중요 업무 3가지’, ‘타임 블록킹’ 등 3단계로 구성돼 있다.
먼저 브레인덤프는 아직 정리되지 않은 업무와 인사이트를 모두 꺼내는 단계다. 24시간에 끝내고 싶은 업무와 사소한 아이디어를 한 곳에 작성한다. 이어 ‘중요 업무 3가지’에는 브레인덤프 내용 중 오늘 반드시 해야 할 업무 3가지를 중요도 순으로 적는다. 마지막으로 ‘타임 블록킹’ 단계는 30분, 1시간 단위로 해야 할 일을 적어 업무를 시각화하는 과정이다.
타임박스를 이용할 때는 수정을 최대한 피하고, 계획한 그대로 실행해야 한다. 따라서 타임 블록킹을 하기 전, 업무별로 걸리는 시간을 미리 생각해 볼 필요가 있다. 대신 타임박스가 채워지지 않은 시간에는 충분한 휴식을 취한다.
또한 다음 작업으로 전환할 때 필요한 에너지를 줄이기 위해, 타임박스에 유사한 작업을 그룹으로 묶는 것이 좋다. 예를 들어, A 프로젝트의 레퍼런스 조사와 기획서 제작 업무, B프로젝트의 이메일 작성 업무가 있다면, A프로젝트와 관련된 업무를 먼저 실행한 후 B 업무로 넘어가는 방식이다.
타임박스의 포인트는 멀티태스킹을 줄여 한 업무에 대한 집중력과 몰입도를 높이는 것이다. 집중력을 높이면 자연스레 정해진 시간에 업무를 해결할 수 있기 때문이다.
중요도와 긴급도에 따른 업무 분류법, ‘매트리스’
매트리스는 미국의 34대 대통령 ‘아이젠하워’가 고안한 시간관리법이다. 그는 “중요한 일이 급한 경우는 거의 없으며, 급한 일이 중요한 경우도 드물다”는 설명과 함께, 중요도와 긴급도에 따라 4개의 카테고리로 업무를 분류했다.
구체적으로 ▲중요하고 급한 일(해야 할 일) ▲중요하지만 급하지 않은 일(계획해야 할 일) ▲중요하지 않지만 급한 일(위임할 일) ▲중요하지도 급하지도 않은 일(삭제할 일)로 나뉜다.
긴급한 업무와 중요한 업무는 얼핏 비슷해 보이지만 분명한 차이가 있다. 먼저 긴급한 업무는 말 그대로 즉시 처리해야 하는 일로, 일정 안에 완료하지 않으면 치명적이다. 반면 중요한 업무는 지금 당장 해야 할 일은 아니지만, 장기목표를 달성하는 데 꼭 필요한 업무다.
할 일을 분리했다면, 이제 불필요한 과정을 제거할 차례다. 목록을 살펴보며, 하지 않아도 될 일을 삭제한다. ‘급한 일’과 ‘중요한 일’을 할 때 방해되는 요소를 제거해 더 많은 시간을 확보하는 작업이다.
흔시 사람들은 ‘급한 일’을 잘 처리하는 반면, ‘중요하지만 급하지 않은 일’은 놓치는 경우가 많다. 하지만 장기적으로 생각하면 당장 눈앞에 닥친 일 만큼 앞으로 중요한 일을 관리하는 것도 매우 중요하다. 매트리스 기법은 이런 맹점을 보완하는 방식이다.
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