보고서 작성, 연이은 회의, 프로젝트 등 직장인의 하루는 늘 시간이 부족하다. 단순 응답을 넘어 사용자의 업무 스타일을 이해하고 직접 실행까지 가능한 인공지능(AI) 에이전트라면 업무 부담을 효율적으로 개선할 수 있지 않을까. IT조선은 ‘AI 에이전트’ 기획 코너에서 직장인들의 생산성을 높여줄 든든한 업무 파트너를 살펴본다. [편집자주]
쏟아지는 이메일 속에서 중요한 내용을 놓치지 않고, 효율적으로 관리하는 것은 현대 직장인의 주요 과제다. 지란지교소프트는 자사 협업 플랫폼 ‘오피스넥스트’에 조직도 기반의 메신저, 메일, 문서 등 핵심 업무 기능을 통합해 제공하고 있다. 지란지교소프트는 여기에 단순 수발신을 넘어 인공지능(AI)이 메일을 자동으로 요약하고 분류까지 해주는 스마트한 메일 솔루션을 운영하고 있다. 직장인의 메일 관리를 혁신할 지란지교소프트의 ‘오피스넥스트’를 체험해봤다.
AI가 알아서 정리하는 스마트 메일함
오피스넥스트 메일은 AI 기반 메일 요약 기능을 제공하고 있다. 기존 이메일에서 제목과 첫 줄만 보여주던 방식을 넘어, AI가 자동으로 본문 내용을 분석해 핵심을 추출한다. 데스크톱과 모바일 모두에서 메일 알림이 오면 즉시 요약된 내용을 확인할 수 있다. 단순히 “안녕하세요”로 시작하는 첫 문장이 아닌 실제 메일의 핵심 내용을 바로 파악할 수 있는 것이다.
이때 요약 기능은 목록에서 보이는 간단한 요약부터, 메일을 열었을 때 장문의 메일을 간략히 정리해주는 본문 상세 요약 기능 등을 상황에 맞게 활용할 수 있다. 영어, 일본어, 중국어 등 외국어 메일도 한글로 자동 번역된 요약본을 제공해 신속한 내용 파악이 가능하다는 이점이 있다.
AI로 자동 구축되는 주소록 DB
AI 연락처 기능도 업무 효율을 높여준다. AI가 메일을 주고 받은 사람의 연락처를 이메일 서명 기반으로 자동으로 등록해주는 기능이다. 한 번의 이메일 교환으로 거래처나 고객의 연락처가 자동으로 데이터베이스화돼 회사 구성원 모두가 활용할 수 있는 식이다.
연락처에는 이메일 주소뿐만 아니라 전화번호 등 서명에 포함된 모든 정보가 자동으로 저장된다. 외부 고객이나 파트너와 소통한 히스토리도 기록할 수 있다. 중요 연락처로 분류된 이메일은 따로 모아볼 수 있어 중요한 메일을 놓치지 않을 수 있다는 설명이다.
AI가 정리하는 업무 현황
‘AI 정리’ 기능은 메일에서 정보를 추출해 업무 상태, 일정 생성, 업무 관리 등을 돕는다. 그 중 ‘AI 상태 표시’ 기능은 AI가 수신 메일의 스레드에서 정보를 추출해 받은 편지함 목록에 ▲요청 받은 업무 ▲진행중인 업무 ▲완료된 업무 ▲마감 기한이 지난 업무 등을 아이콘으로 표시해서 보여준다. 특히 신규 요청사항과 지연된 업무를 한눈에 파악할 수 있어 효율적인 업무 관리가 가능하다.
‘AI 일정 관리’ 기능은 메일에서 일정 정보를 자동으로 추출해 캘린더로 메일 상단에 표시되는 기능이다. 오피스넥스트 메일을 협력해 구축한 AI 솔루션 기업 넥스트인텔리전스닷에이아이(넥스트인텔리전스.ai) 이석민 대표는 “사용자의 별도 조작 없이 자연스럽게 AI 기능이 녹아드는 방식으로 개발을 진행하고 있다”며 “향후 메일 템플릿 추천 등 더욱 다양한 AI 기능을 선보일 계획”이라고 밝혔다.
오피스넥스트의 AI 기능들은 복잡한 이메일 업무를 단순화하고 효율화하는 데 초점을 맞추고 있다. 특히 별도의 학습 없이도 직관적 사용을 추구하는 지란지교 그룹의 신념이 담긴 제품으로 바쁜 직장인들의 든든한 업무 파트너가 될 것으로 기대된다.
홍주연 기자 jyhong@chosunbiz.com
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