“관리사무소 업무에 텔톡을 도입해 입주사, 입주민과의 소통이 원활해졌습니다. 감정적인 대화보다는 진중하고 정제된 의사소통으로 불필요한 감정 소모가 크게 줄어든 것이 장점입니다.”
모노커뮤니케이션즈는 최근 ‘텔톡(TelTok)’ 서비스를 도입한 벽산디지털밸리 6차 관리소와 입주민의 소통방식이 달라졌다고 밝혔다.
서울 금천구에 위치한 벽산디지털밸리 6차 지식산업센터에는 200여개사가 입주해 있다. 관리사무소는 입주기업과 입주민 편의를 위해 다양한 서비스를 제공하고 있다.
텔톡은 일반 전화번호를 기반으로 한 문자 수신 및 발신 서비스다. 관리사무소 전화번호로 문자를 받을 수 있는 것이 특징이다. 입주민은 텔톡을 통해 관리사무소에 민원을 문자로 간편하게 접수한다. 관리사무소는 이를 실시간으로 확인하고 빠르게 처리할 수 있다.
관리사무소는 텔톡으로 △관리비 연체 안내 △민원 접수 및 처리 △정기 주차 신청 △전자투표 독려 △총회 안내 등 다양한 업무를 처리한다.
각 층 화장실에는 관리사무소 전화번호로 문자가 가능하다는 안내 스티커를 부착했다. 이를 통해 화장실 내 비상상황 발생 시 신속한 대처가 가능해졌다. 청결과 미화에 대한 입주민 제보도 받아 불편사항을 빠르게 파악해 개선하고 있다.
관리사무소는 텔톡 도입 후 업무에 대한 신뢰도가 높아졌다고 평가했다. 입주민과 개인 휴대폰번호가 아닌 관리사무소 전화번호로 문자를 주고받기 때문이다. 입주민 개인정보가 담긴 서류에도 활용하면서, 개인정보 노출에 대한 불안감도 낮췄다.
입주민이 민원을 제기할 때 전화로 소통하면 간혹 감정이 격해지는 일이 발생한다. 이를 문자로 소통하면 상대방이 보낸 메시지를 천천히 읽고, 생각을 정리한 후 답변할 수 있다. 따라서 정제된 표현으로 정중하고 명확한 의사소통이 가능하다.
관리소장은 “민원전화는 이미 감정이 상한 상태로 전화를 걸기 때문에 대화를 이어 나가기가 어려웠다”며 “문자는 서로 생각할 시간이 주어져 감정적인 대화를 줄이고 정중한 표현 사용으로 갈등을 예방한다”고 덧붙였다.
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